EU AI Act im Handwerk: Was beim KI-Telefon jetzt Pflicht ist

Am 2. August 2026 ist der EU AI Act in dem Teil scharf geworden, der die meisten Betriebe betrifft: die Transparenzpflichten. Wer heute einen KI-Telefonassistenten laufen hat, muss sicherstellen, dass Anrufer erkennen können, dass sie mit einer Maschine sprechen. Wer noch keinen hat, sollte das beim Einkauf mitdenken – nicht hinterher.

Der Rest ist erfreulich unspektakulär: Die schweren Pflichten für Hochrisiko-Systeme wurden verschoben. Für einen Handwerks- oder Solarbetrieb mit Telefonassistent bleibt eine kurze, klare Liste.

Was seit dem 2. August 2026 gilt

An diesem Tag sind drei Dinge gleichzeitig in Kraft getreten:

• Artikel 50 (Transparenz). Menschen müssen erkennen, dass sie mit einem KI-System kommunizieren. Bei einem Telefonassistenten heißt das: Hinweis am Anfang des Gesprächs.
• Durchsetzung und Bußgelder. Die Aufsichtsbehörden dürfen jetzt aktiv prüfen. Verstöße gegen Hochrisiko-Pflichten kosten bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des Jahresumsatzes, verbotene Praktiken bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent.
• Klassifikationsregeln nach Anhang III sind anwendbar – die daraus folgenden Betreiberpflichten laufen aber erst 2027 und 2028 an.

Zwei Termine sind wichtig, damit du nichts verwechselst. Der Digital Omnibus ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten und hat die Hochrisiko-Pflichten nach hinten geschoben. Die technische Kennzeichnung synthetischer Inhalte (Wasserzeichen in Bild, Ton und Video) wurde auf den 2. Dezember 2026 verschoben. Für Telefongespräche ändert das nichts: Der Hinweis am Gesprächsanfang gilt jetzt.

Was der EU AI Act von einem KI-Telefonassistenten verlangt

Ein Telefonassistent, der Anrufe annimmt, Anliegen aufnimmt und Termine vorschlägt, fällt nicht unter die Hochrisiko-Kategorie. Es bleibt bei vier Pflichten, die im Alltag zusammenpassen:

1. Ansage am Anfang. Ein Satz genügt, etwa: „Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten von …". Er muss vor dem ersten inhaltlichen Satz kommen, nicht irgendwo im Gespräch.
2. Kein Täuschen. Der Assistent darf sich nicht als Mitarbeiter ausgeben und keine Notfälle vortäuschen. Wer nach einem Menschen fragt, bekommt einen Menschen – per Weiterleitung oder Rückruf.
3. Aufzeichnung nur mit Grundlage. Mitschneiden ist Datenschutz, nicht AI Act: entweder Einwilligung am Anfang oder eine klare Rechtsgrundlage, dazu ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter.
4. KI-Kompetenz der Mitarbeitenden. Artikel 4 verlangt seit Februar 2025, dass Menschen, die mit KI arbeiten, dafür geschult sind. Bei einem Telefonassistenten heißt das: Wer die Gesprächsprotokolle liest und Rückrufe macht, weiß, wie das System arbeitet und wo es irrt.

Was nicht gilt: kein Hochrisiko, keine Zertifizierung

Drei Ängste höre ich in Gesprächen immer wieder, und alle drei sind unbegründet:

• Keine Konformitätsbewertung, kein CE-Zeichen. Das braucht ein System, das über Jobvermittlung, Kreditwürdigkeit oder kritische Infrastruktur entscheidet. Ein Anrufbeantworter entscheidet nichts.
• Keine Anmeldung bei einer KI-Behörde. Es gibt keine Registrierungspflicht für diesen Anwendungsfall.
• Keine Technik-Dokumentation in Hochrisiko-Tiefe. Was bleibt: ein kurzer Nachweis, dass der Hinweis läuft, und eine Akte über den Anbieter.

Wer dir für einen Telefonassistenten eine Hochrisiko-Zertifizierung verkauft, verkauft dir entweder etwas Falsches oder etwas Zusätzliches, das du nicht brauchst.

Checkliste: fünf Punkte für deinen Betrieb

Diese fünf Punkte decken den Alltag ab. Sie kosten keinen Arbeitstag.

1. Ansage prüfen. Ruf deine eigene Nummer an und höre zu. Kommt der Hinweis vor der ersten Frage?
2. Antwort auf „Ich will einen Menschen" testen. Der Assistent muss weiterleiten oder einen Rückruf zusagen – ohne Rückfrage.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter im Ordner haben, nicht nur im Postfach.
4. Protokolle und Löschfristen schriftlich: Wie lange liegen Gesprächszusammenfassungen, wer sieht sie?
5. Eine halbe Stunde Schulung für alle, die mit den Protokollen arbeiten – und ein Vermerk im Personalfile. Das ist Artikel 4 in der Praxis.

Mehr braucht es für den Anfang nicht. Wer später einen zweiten Assistenten für Angebote oder Störungsannahme dazunimmt, prüft dieselben fünf Punkte erneut.

Wo Betriebe typisch stolpern

Drei Fehler sehe ich am häufigsten, und keiner davon ist technisch:

• Der Hinweis ist eingebaut, aber abgeschaltet. Manche Anbieter stellen ihn als Option bereit, und beim Einrichten bleibt er aus. Deshalb der Anruftest – nicht die Einstellungsseite glauben.
• Der Assistent legt auf, statt weiterzuleiten. Wer nach einem Menschen fragt und eine Ansage „alle Leitungen belegt" bekommt, hat die Transparenzpflicht formal erfüllt und den Kunden trotzdem verloren.
• Niemand kennt die Aufzeichnung. Der Betrieb weiß nicht, ob Gespräche gespeichert werden, weil die Einstellung im Anbieter-Portal liegt. Das ist der Punkt, an dem aus einer Formalie ein Datenschutzfall wird.

Was du jetzt tun solltest

Wenn du einen Assistenten laufen hast: heute anrufen, Ansage und Weiterleitung testen, Vertrag suchen. Wenn du einen planst: nimm die fünf Punkte in die Ausschreibung auf, dann klärt sich das beim Einkauf von selbst.

Wie ein Assistent im Handwerksalltag arbeitet und wo seine Grenzen liegen, steht im Beitrag KI-Telefonassistent im Handwerk: Leistung und Grenzen. Wie du vorher prüfst, ob sich der Aufwand lohnt, zeigt die Kostenlose KI-Potenzialanalyse. Und wenn du wissen willst, wie ein Assistent im Energiebetrieb zugeschnitten wird: Voice Agents.